7つの習慣に学ぶ時間管理のマトリックス

人生とは時間で成り立っています。

そのため、「時間の使い方=どういう人生を送るか」ということになります。

この記事では、時間の使い方に関する重要な考え方を紹介します。

この記事を読むことによって、

惰性に負けがちだった毎日が、生産性のある毎日へと変わります。
あるいは、周りから「デキるビジネスパーソン」だと言われるようになる日もそう遠くはなくなるでしょう。

では、行きます。

 

「緊急性」はないが「重要性」の高い物事に時間を使う

「重要性」のある物事に時間を使っていなければ、そのうち「緊急性」のある物事に追われるようになります。

「重要性」のある物事を放置していると、「緊急性」のある物事へと化けてしまうのです。

例えば、健康に対して時間を投資するということには、緊急性はありませんよね。

運動不足を防止するためにランニングをしたり、質の良い睡眠を取るために時間を使ったりすることに緊急性はないものです。

だから人は、その「健康に時間を投資する」ということをおろそかにしがちです。

しかし、健康に気を使っていなければ、いずれは身体を壊してしまうことになりかねません。

自分の心身に対して時間を投資せず、もし病気や心の病にかかってしまう結果となれば、その問題は緊急性のある物事へと変化してしまいます。

心身の病気とは、不快な症状を含んでいるので、「今すぐどうにかしたい」と思うたぐいのものですから。

あくまで一例(病気にかかっている人がみんな健康に気を使ってなかったということではない)ですが、

このように本当は「重要性のある物事」をスルーし続けていると、それは「緊急性のある物事」へと変わってしまうのです。

最悪のケースでは、「重要性」の高い物事に対して時間を使っていない結果として、
毎日が「緊急性」のある物事に追われるだけの生活になっている、…という方も沢山います。

これでは自分の人生を生きているとはとても言えないでしょう。

 

多くの会社という組織は「緊急中毒」になっている

会社という組織でも、従業員が「緊急性」の高い仕事をさばくだけの状態になっていることが見受けられます。

先日、あるネットの記事でこんな記事を読みました。

とあるビジネスパーソンは、毎日残業だらけの会社の仕事に対してうんざりしていました。

彼は、「だったら仕事のルーティンを自動化すればいいんだ」ということに気づきました。

そして彼は仕事のルーティンを、エクセルというソフトを使って自動入力できるようにしてしまったんです。

毎日の社員の業務時間は、彼のおかげで約2時間も減りました。

こうして彼とその同僚は、毎日残業することなく家に帰ることができるようになったんです。

ところが、です。後日、彼のもとに上司がやってきて、彼はひどく怒られました。

「これはどういうことなんだ!うちの部署だけ残業が少ないじゃないか!余計なことはしないでくれ!」と…。

…このエピソードなども、会社という組織がいかに「緊急性のある仕事」を片付けるだけの状態になっているかを物語っています。

仕事を自動化した彼は、本来ならばとても優秀なビジネスパーソンです。

彼は「緊急性のあるタスク」をこなすだけになっていた状態を「システム化する」という、緊急性はないが重要性のある物事に取り込んだんです。

その結果、従業員の残業は2時間減少しました。

ビジネスの本質は「価値を創造する」ということです。「長い時間、仕事をする」ということではありません。

彼は業務をシステム化し、毎日のルーティンを減らして2時間もの余白を生み出しました。

しかし、上司にとってそれは「長く働けないから、余計なこと」なのです。おかしな話ですよね。

その会社の社長ならば、必ず「よくやった!」って言いますよ。でも下部組織はそうなっていない。

もはや、多くの会社は「緊急中毒」になっています。

彼らの中にある文脈では、緊急性のあるタスクをこなし続けることが「仕事」だと思っているばかりで、
それらを「システム化」して毎日のタスクを減らすという「重要性の高い」作業が「余計なこと」になってしまうのですから…。

マトリックスを使って自分の時間の使い方を見直そう

マトリクスとは表のことです。

書籍7つの習慣では、時間の使い方を主に4つにわけて考えています。

1.緊急性が高く、重要性も高い物事:第1領域
2.緊急性が低く、重要性が高い物事:第2領域
3.緊急性が高く、重要性が低い物事:第3領域
4.緊急性が低く、重要性も低い物事:第4領域

…これらを2×2の分かりやすい図にすると、このようになります。

これが有名な、「緊急性×重要性のマトリックス」です。

この中で最も重要な領域はどれだと思いますか?
緊急性も高く、重要性も高い第1領域でしょうか…?

正解は、緊急性が低く、重要性の高い「第2領域」です。ここが最も大事になります。

人や組織が「緊急中毒」におちいりがちなのは、緊急性の高い物事は訴求性が高いからです。

目に見えて不快だったり、リスクがすぐそこまで迫っていたりするので、手をつけずにはいられません。

しかし、そうやって緊急性の高い物事をさばき続けることが、時間管理、つまりマネジメントだといえるでしょうか?
僕はそうは思いません。

物事は、緊急性が増す前に、あらかじめ予防しておくのです。そのために第2領域に最も時間を使うべきだと言えます。
例えば、運動不足解消のためにランニングをすることなどが第2領域の活動と言えます。
あるいは、こうして時間管理の勉強をすることも第2領域における活動だといえるでしょう。

緊急性が低く重要性の高い第2領域にフォーカスし、第2領域に使える時間をなるべく捻出するのがタイムマネジメントです。

では、第2領域に使う時間をどこからひねり出してくるのかというと、

基本は緊急性も低く重要性も低い第4領域からです。惰性の時間ですね。

第4領域に使っている時間をなるべく第2領域に持っていき、
その結果として緊急性の高い第1・3領域が縮小していく。
この状態が「時間管理」における理想です。

これが時間管理における最も重要な考え方です。

ぜひ、日頃から、
・自分はどの領域に最も時間を使っているだろうか?
・自分にとって第2領域にあたる活動は何があるだろうか?
・第2領域にもっと時間を使えないだろうか?

…ということを考えてみてください。

毎日の生産性が激増すること間違いなしです。

 

7つの習慣に学ぶ時間管理術。まとめると・・・

・毎日が「緊急性」に追われている人生は、自由とは言えない。

・「緊急性×重要性のマトリックス」で時間の使い方について考えてみる。

・第2領域に時間を使い、緊急性が高まる前に物事を予防する。

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1 個のコメント

  • 初めまして。
    自分のネットビジネスの為にと検索して、
    ランキングからきました。
    自分の為にと読みはじめましたが、
    現在引きこもり3年目になる息子のためにも、
    何かヒントがないかと思い、
    読ませていただいています。
    かれが部屋で何を考え、何をしているのか。
    ただ、ネットで漫画を見ているだけなのか、
    何を食べたいのか、何も反応がないので
    わかりませんが、それでも彼に心を留めて、
    働きかけ続けることが、
    最重要なのだと感じています。
    彼にも部屋の中でいいので、
    自分を向上させてくれるものと出会って、
    外へと発信していけるようになってもらえたらなぁ、
    と切に願います。
    また、訪問させて頂きますね。

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